GİZLİLİK VE KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI İLKELERİ
- AMAÇ
VE KAPSAM
İşbu Gizlilik ve Kişisel Verilerin Korunması İlkeleri
(bundan sonra “İlkeler” olarak anılacaktır), Çözüm Perakende
Lastik Ticaret Anonim Şirketi (bundan sonra “Şirket” olarak anılacaktır)
kişisel verilerin korunmasına ilişkin benimsediği ilkeleri belirlemekte ve tüm
ilgili kişi gruplarını 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (bundan
sonra “6698 sayılı KVKK” olarak anılacaktır) kapsamında
bilgilendirmeyi hedeflemektedir.
2. KİŞİSEL
VERİLERİNİN İŞLENMESİNE İLİŞKİN İLKELER
Şirket olarak Veri Sorumlusu sıfatı ile aşağıdaki
ilkeler çerçevesinde kişisel verilerinizi işlemekteyiz.
2.1 Hukuka
ve Dürüstlük Kuralına Uygun İşleme
Kişisel verilerinizin işlenmesinde hukuksal düzenlemelerle
getirilen ilkeler ile genel güven ve dürüstlük kuralına uygun hareket
edilmektedir. Bu ilke uyarınca özellikle, kişisel veri işleme amaçlarımıza
ulaşmaya çalışırken çıkarlarınızı ve makul beklentilerinizi de dikkate almakta,
haklarımızı kötüye kullanmamakta ve veri işleme faaliyetlerimizde şeffaflık
prensibine uygun hareket etmekteyiz.
2.2 Kişisel
Verilerin Doğru ve Gerektiğinde Güncel Olmasını Sağlama
Kişisel verilerin doğruluğunun ve güncelliğinin önemini
vurgulayan bu ilke doğrultusunda meşru menfaatleriniz dikkate alınarak, işlenen
verilerin doğru ve güncel olması için dönemsel kontrol ve güncellemeler
yapılmakta ve bu doğrultuda gerekli tedbirler alınmaktadır. Bu kapsamda kişisel
verilerin doğruluğunu kontrol etme ve gerekli düzeltmeleri yapmaya yönelik
sistemler Şirket bünyesinde oluşturulmaktadır. Ayrıca, kişisel
verilerin toplandığı kaynakların doğruluğu kontrol edilmekte ve kişisel
verilerin doğru olmamasından kaynaklı talepler göz önünde bulundurulmaktadır.
Dolayısıyla, bu ilke 6698 sayılı KVKK uyarınca sahip olduğunuz kişisel
verilerin düzeltilmesini talep etme hakkı ile de uyumlu olarak uygulanmaktadır.
2.3 Belirli,
Açık ve Meşru Amaçlarla İşleme
Kişisel verileriniz açık, belirli ve meşru veri işleme
amaçlarına dayalı olarak işlenmektedir. Bu bağlamda, kişisel veri işleme
faaliyetlerimizin, ilgili kişilerce açık bir şekilde anlaşılabilir olmasını
sağlamakta, hangi amaçlara ve hukuki işleme şartlarına dayandığını işbu
İlkeler’in 3. maddesi ile tespit ve açıkça ifade etmekteyiz.
2.4 İşlendikleri
Amaçla Bağlantılı, Sınırlı ve Ölçülü Olma
Kişisel verileriniz, öngörülen amaç/amaçların
gerçekleştirilebilmesi için ölçülü, amaçla ilintili ve sınırlı biçimde
işlenmekte ve amacın gerçekleştirilmesiyle ilgili olmayan veya ihtiyaç
duyulmayan kişisel verilerin işlenmesinden kaçınılmaktadır. Yine bu ilke
kapsamında mevcutta olmayan ve sonradan gerçekleşmesi düşünülen amaçlarla
kişisel veri toplanmamakta veya işlenmemektedir.
2.5 İlgili
Mevzuatta Öngörülen veya İşlendikleri Amaç İçin Gerekli Olan Süre Kadar
Muhafaza Etme
Kişisel verileriniz ancak ilgili mevzuatta öngörülen veya
işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilmektedir. Bu konuda
Şirket, ilgili idari ve teknik tedbirleri almakta ve uygulamaktayız. Bu
kapsamda, öncelikle ilgili mevzuatta kişisel verilerin saklanması için bir süre
öngörülüp öngörülmediği tespit edilmekte, bir süre belirlenmişse bu süreye
uygun davranılmakta, bir süre belirlenmemişse kişisel veriler işlendikleri amaç
için gerekli olan süre kadar saklanmaktadır. İlgili süreçlerin gerekliliğinin
ortadan kalkması halinde kişisel verilerinizin ilgisiz departmanlar tarafından
erişilmesi 6698 sayılı KVKK’da belirtilen silme eylemi kapsamında engellenir.
Sürenin bitimi veya işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde,
daha uzun süre işlenmelerine izin veren hukuki bir sebep bulunmaması halinde,
kişisel verileriniz kişisel verilerin korunması mevzuatına uygun
şekilde yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.
3. KİŞİSEL
VERİLERİNİN İŞLENMESİ ŞARTLARI
Kişisel verileriniz, 6698 sayılı KVKK’nın kapsamında kişisel
ve özel nitelikli kişisel verileriniz aşağıda öngörülen şartlar çerçevesinde
işlenebilmektedir.
3.1 Kanunlarda
Açıkça Öngörülmesi
Temel kural kişisel verilerin ilgili kişilerin açık rızası
olmadan işlenememesi olup, bu istisnaya göre kanunlarda açıkça kişisel veri
işlenmesi öngörüldüğü hallerde, kişisel verileriniz işlenebilecektir.
3.2 Fiili
İmkânsızlık Sebebiyle İlgilinin Açık Rızasının Alınamaması
Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda
olan veya rızasına geçerlilik tanınamayacak olan ilgili kişinin kendisinin ya
da başka bir kişinin hayatı veya beden bütünlüğünü korumak için kişisel
verisinin işlenmesinin zorunlu olması halinde kişisel verileriniz
işlenebilecektir.
3.3 Sözleşmenin
Kurulması veya İfasıyla Doğrudan İlgi Olması
Sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili
olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin
gerekli olması halinde kişisel verileriniz işlenebilecektir.
3.4 Şirket’in
Hukuki Yükümlülüğünü Yerine Getirmesi
Şirket’in bağlı bulunduğu ve sorumlu olduğu mevzuat,
sözleşme ve benzeri hukuki yükümlülüklerini yerine getirmek için işlemenin
zorunlu olması halinde kişisel verileriniz işlenebilecektir.
3.5 Kişisel
Verilerin Alenileştirilmesi
Kişisel verileriniz tarafınızca alenileştirilmiş, yani sizin
tarafınızdan kamuoyu ile paylaşılmış olması halinde, alenileştirmenin amacıyla
bağlantılı ve ölçülü olarak işlenebilecektir.
3.6 Bir
Hakkın Tesisi veya Korunması için Veri İşlemenin Zorunlu Olması
Şirket’in sahip olduğu hukuki ve ticari haklara ilişkin
süreçlerin yürütülmesi ve yönetilmesi kapsamında söz konusu hakkın tesisi,
kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması halinde kişisel
verileriniz işlenebilecektir.
3.7 Meşru
Menfaate Dayalı Olarak Verilerin İşlenmesi
Şirket’in meşru menfaatleri için veri işlemenin gerekli
olması halinde kişisel verileriniz işlenebilecektir. Şirketimiz söz konusu
işleme şartına bağlı olarak veri işlemesi gerekmesi durumunda sizlerin temel
hak ve özgürlüklerini de gözeterek değerlendirme yapmakta ve değerlendirme
sonucuna göre karar vermektedir.
3.8 Açık
Rızaya Dayalı Olarak İşlenmesi
Kişisel verilerin açık rızaya dayanılarak işlenmesi asıl
kural olmakla birlikte, işbu maddede belirtilen diğer şartların varlığı halinde
ilgili kişilerin açık rızasına dayanılmamaktadır. Aksi halde, hakkın kötüye
kullanılmasından bahsedilebilecektir. Bu bağlamda kişisel verileriniz, işbu
İlkelerde belirtilen şartlardan herhangi birine dayalı olarak işlenmediği
durumlarda, açık rızanıza dayalı olarak işlenmektedir.
3.9 Özel
Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesi
Özel nitelikli kişisel verilerinizi 6698 sayılı KVKK’nın 6.
Maddesi uyarınca açık rızanıza dayalı olarak işlemekteyiz. Yine aynı maddede
sağlık ve cinsel hayat dışındaki özel nitelikli kişisel verileriniz ancak
kanunlarda öngörülen hallerde, sağlık ve cinsel hayata ilişkin özel nitelikli
kişisel verileriniz ise ancak kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik,
tıbbi teşhis, tedavi ce bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile
finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında
bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından işlenmesi
konusundaki hususlara dikkat ederek açık rızanız aranmaksızın işleyebilmekteyiz.
4. KİŞİSEL
VERİLERİN AKTARIMI
Kişisel ve özel nitelikli verileriniz; işbu İlkelerin 2.
maddesi kapsamında yurt içindeki iş ortaklarımıza, kamu kurum ve kuruluşlarına
ve benzerlerine aktarılabilmektedir. Söz konusu aktarımlar gerçekleştirilirken
6698 sayılı KVKK’nın 8. maddesine uyumluluk gözetilmektedir. Gerekli olması
durumunda açık rızanız alınmakta ve aktarım bu çerçevede sağlanmaktadır.
Kişisel ve özel nitelikli verileriniz; işbu İlkelerin 2.
maddesi kapsamında yurt içindeki iş ortaklarımıza, kamu kurum ve kuruluşlarına
ve benzerlerine ve yurtdışındaki iş ortaklarımıza aktarılabilmektedir. Söz
konusu aktarımlar gerçekleştirilirken 6698 sayılı KVKK’nın 8. ve 9. maddelerine
uyumluluk gözetilmektedir. Gerekli olması durumunda açık rızanız alınmakta ve
aktarım bu çerçevede sağlanmaktadır.
5. KİŞİSEL
VERİLERİN GÜVENLİĞİ
Şirket, kişisel verilerin güvenliğini sağlamak, hukuka
aykırı olarak işlenmesini önlemek adına, yetkisiz erişim risklerini, kaza ile
veri kayıplarını, verilerin kasti silinmesini veya verilerin zarar görmesini
engelleyecek makul her türlü idari ve teknik tedbirleri almaktadır.
Kişisel verilere, erişim yetkisi bulunan kişilerden
başkalarının erişmesini engellemek adına gereken makul ölçüde her türlü teknik
ve fiziki önlemler alınır. Bu kapsamda özellikle yetkilendirme sistemi,
kişilerin ve sistemlerin gereğinden fazla kişisel veriye erişmesinin mümkün
olmayacağı şekilde kurgulanmaktadır.
Şirket, kendi kurum veya kuruluşunda, 6698 sayılı KVKK
hükümlerinin uygulanmasını sağlamak amacıyla gerekli denetimleri yapmakta ve
yaptırmaktadır.
Alınan önlemler aşağıdaki gibidir.
- Ağ
güvenliği ve uygulama güvenliği sağlanmaktadır.
- Ağ
yoluyla kişisel veri aktarımlarında kapalı sistem ağ kullanılmaktadır.
- Bilgi
teknolojileri sistemleri tedarik, gelistirme ve bakımı kapsamındaki
güvenlik önlemleri alınmaktadır.
- Bulutta
depolanan kişisel verilerin güvenliği sağlanmaktadır.
- Çalışanlar
için veri güvenliği hükümleri içeren disiplin düzenlemeleri mevcuttur.
- Çalışanlar
için veri güvenliği konusunda belli aralıklarla eğitim ve farkındalık
çalışmaları yapılmaktadır.
- Çalışanlar
için yetki matrisi oluşturulmuştur.
- Erişim
logları düzenli olarak tutulmaktadır.
- Erişim,
bilgi güvenliği, kullanım, saklama ve imha konularında kurumsal
politikalar hazırlanmış ve uygulamaya başlanmıştır.
- Gizlilik
taahhütnameleri yapılmaktadır.
- Görev
değişikliği olan ya da işten ayrılan çalışanların bu alandaki yetkileri
kaldırılmaktadır.
- Güncel
anti-virüs sistemleri kullanılmaktadır.
- Güvenlik
duvarları kullanılmaktadır.
- İmzalanan
sözleşmeler veri güvenliği hükümleri içermektedir.
- Kağıt
yoluyla aktarılan kişisel veriler için ekstra güvenlik tedbirleri
alınmakta ve ilgili evrak gizlilik dereceli belge formatında
gönderilmektedir.
- Kişisel
veri güvenliği politika ve prosedürleri belirlenmiştir.
- Kişisel
veri güvenliği sorunları hızlı bir şekilde raporlanmaktadır.
- Kişisel
veri güvenliğinin takibi yapılmaktadır.
- Kişisel
veri içeren fiziksel ortamlara giriş çıkışlarla ilgili gerekli güvenlik
önlemleri alınmaktadır.
- Kişisel
veri içeren ortamların güvenliği sağlanmaktadır.
- Kişisel
veriler mümkün olduğunca azaltılmaktadır.
- Kişisel
veriler yedeklenmekte ve yedeklenen kişisel verilerin güvenliği de
sağlanmaktadır.
- Kullanıcı
hesap yönetimi ve yetki kontrol sistemi uygulanmakta olup bunların takibi
de yapılmaktadır.
- Kurum
içi periyodik ve/veya rastgele denetimler yapılmakta ve yaptırılmaktadır.
- Log
kayıtları kullanıcı müdahalesi olmayacak şekilde tutulmaktadır.
- Mevcut
risk ve tehditler belirlenmiştir.
- Özel
nitelikli kişisel veri güvenliğine yönelik protokol ve prosedürler
belirlenmiş ve uygulanmaktadır.
- Sızma
testi uygulanmaktadır.
- Siber
güvenlik önlemleri alınmış olup uygulanması sürekli takip edilmektedir.
- Taşınabilir
bellek, CD, DVD ortamında aktarılan özel nitelikli kişiler veriler
şifrelenerek aktarılmaktadır.
- Veri
işleyen hizmet sağlayıcılarının veri güvenliği konusunda belli aralıklarla
denetimi sağlanmaktadır.
- Veri
işleyen hizmet sağlayıcılarının, veri güvenliği konusunda farkındalığı
sağlanmaktadır.
6. İLGİLİ
KİŞİNİN HAKLARI, BAŞVURU USUL VE ESASLARI
6.1 İlgili
Kişinin Hakları
İlgili kişinin hakları 6698 sayılı KVKK’nın 11. maddesinde
aşağıdaki gibi düzenlenmiştir. Herkes, veri sorumlusuna başvurarak kendisiyle
ilgili;
a) Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
b) Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep
etme,
c) Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına
uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
ç) Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin
aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
d) Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması
hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,
e) Kanun’un 7. maddesinde öngörülen şartlar çerçevesinde
kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
f) (d) ve (e) bentleri uyarınca yapılan işlemlerin, kişisel
verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
g) İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler
vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun
ortaya çıkmasına itiraz etme,
ğ) Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi
sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme,
haklarına sahiptir.
6.2 Başvuru
Usul ve Esasları
İlgili kişi olarak, 6698 sayılı KVKK’nın 11. maddesinde yer
alan haklarınıza ilişkin taleplerinizi İlgili Kişi Başvuru Formu’nda yer alan
usul ve esaslar doğrultusunda, ilgili formu doldurarak ve her halükarda Veri
Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ ile öngörülen asgari
koşulları sağlayan; kvkk@cozumlastik.com.tr e-posta adresine; mobil imzalı
yahut e-imzalı olarak ileteceğiniz ileti ile yahut ilgili form ile Merdivenköy
Mah. Nur Sok. A Blok No: 1/1 İç Kapı No: 140 Kadıköy / İstanbul adresine şahsen
yapacağınız imzalı, yazılı başvuru veya noter kanalı ile başvurunuzu
gerçekleştirebilirsiniz. Yapacağınız başvuruyu Şirket, talebin niteliğine göre
en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandıracaktır.
Ancak, işlemin ayrıca bir maliyeti gerektirmesi hâlinde, Şirket tarafından
Kişisel Verileri Koruma Kurulunca belirlenen tarifedeki ücret alınacaktır.